Tietosuojaseloste
By The Sea Päiväkoti (New Nordic School Suomi Oy)
1. Rekisterinpitäjä
New Nordic School Suomi Oy (”By The Sea”) käsittelee toiminnassaan henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi, tehtyjen sopimusten toteuttamiseksi sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi keräämme analytiikkatietoa verkkosivujemme kävijöistä.
Henkilöasiakkaiden lisäksi By The Sea:lla on yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä osana tätä rekisteriä.
By The Sea:lle on tärkeää, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä.
Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan By The Sea:n rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.
2. Yhteystiedot
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
New Nordic School Suomi Oy
Y-tunnus: 2919415-2
Osoite: Laivapojankuja 1.b. 00180 Helsinki
Sähköposti: mira.slawinski@bythesea.fi
www.newnordic.school/bythesea
Rekisterin vastuuhenkilö:
Mira Slawinski, New Nordic School Suomi Oy:n yrittäjä ja hallituksen jäsen
mira.slawinski@bythesea.fi
3. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Mira Slawinski
mira.slawinski@bythesea.fi
Laivapojankuja 1B, 00180 Helsinki, Suomi
Puh: 0453299561
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
New Nordic School Suomi Oy:n henkilötietojen käsittely perustuu varhaiskasvatuslainsäädäntöön.
Käsittelemme henkilötietoja hoitosopimussuhteesta johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi, sekä erillisellä suostumuksella muihin käyttötarkoituksiin.
Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:
Palvelun tuottamiseen tai sopimussuhteen täyttämiseen
Varhaiskasvatuslainsäädännön asettamien vaatimusten täyttäminen
Asiakasneuvonta
Palvelun järjestäminen ja toteuttaminen
Palveluun liittyvä viestintä ja muistuttaminen
Asiakaslaskutus
Päivähoitoon liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi
Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
Näiden lisäksi asiakasrekisteriä käytetään New Nordic School Suomi Oy:n tietojen lähettämiseen Varda-järjestelmään sekä tarvittaessa Helsingin kaupungin varhaiskasvatuksen keräämiin tilastoihin.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Voimme lähettää sinulle tiedotteita By The Sea:n toiminnasta ja näyttelyistä sekä muuta suoramarkkinointimateriaalia. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti.
5. Rekisterin tietosisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä)
Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, ovat rekisterinpitäjän asiakkaat ja heidän yhteyshenkilönsä, viran puolesta yhteistyökumppaniksi, potentiaaliseksi asiakkaaksi ja/tai markkinoinnin piiriin lukeutuvat, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt sekä rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin osallistuneet henkilöt.
Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
Asiakkaat:
• Lapsen nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sisarukset, terveydentila
• Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti.
• Hakemustiedot ja palveluntarve
• Palveluntuottamiseen liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päiväkotitoiminnan järjestämisen kannalta oleelliset tiedot.
• Varhaiskasvatussuunnitelma
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamansa lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)
• Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
• Henkilön muut mahdolliset itse luovuttamat tiedot
• Mahdolliset postituskiellot
• Edellä mainittujen tietojen muutostiedot
Verkkosivut:
• IP-osoite
• URL-reitti sivustolla
• Vierailun ajankohta
• Selaintyyppi ja -versio
• Laitetyyppi
6. Henkilötietojen tietolähteet
Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakassuhteen kautta rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muilta nimetyiltä kontaktihenkilöiltä.
Tiedon lähteitä ovat hakemus varhaiskasvatukseen, varhaiskasvatussopimus lapsen varhaiskasvatuspaikasta, mahdollisesti muut käytettävät asiakassuhteeseen liittyvät lomakkeet, varhaiskasvatussuunnitelma sekä viestintä asiakasperheen kanssa.
Palveluiden toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana päiväkotihenkilöstön kirjaamina.
Verkkosivuilta kerätty data tallentuu palvelimelle vierailun yhteydessä.
7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Varhaiskasvatuksen tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille varhaiskasvatuslainsäädännön perusteella. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Mikäli varhaiskasvatus toteutetaan palvelusetelin avulla, omistaa kunta kaikki syntyvät asiakirjat ja asiakassuhteen päätyttyä asiakirjat toimitetaan kunnalle arkistoitavaksi. Kelaan siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, jos palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja / tai Kela vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta.
Muutoin emme luovuta henkilötietojasi By The Sea:n organisaation ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:
Oikeudellisista syistä
Voimme luovuttaa henkilötietoja By The Sea:n organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (I) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (II) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (III) By The Sea:n tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.
Valtuutetuille palveluntarjoajille
Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietosuojaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.
Nimenomaisella suostumuksellasi
Voimme luovuttaa henkilötietoja By The Sea:n organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
9. Tietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat on tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.
10. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Tiedot tallennetaan Microsoft Word-, Excel ja pdf-tiedostoissa, jotka on tallennettu Google Drive -pilvipalveluun. Kansio on suojattu ja tiedostoihin on pääsy ainoastaan asiakasrekisterin nimetyillä käyttäjillä, sekä tarvittaessa niillä New Nordic School Suomi Oy:n työntekijöillä ja osakkailla, keiden on toimenkuvansa puolesta tarpeellista saada tieto. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin.
Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Työsuhteen tai osakkuuden päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Henkilötietojen käyttöä valvotaan sikäli, kun lokitietoja on saatavilla.
Manuaalinen rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja käyttöoikeus on asiakasrekisterin nimetyillä käyttäjillä, sekä tarvittaessa niillä New Nordic School Suomi Oy:n työntekijöillä ja osakkailla, keiden on toimenkuvansa puolesta tarpeellista saada tieto. Tulostettu aineisto hävitetään tietosuoja-aineiston vaatimalla tavalla.
Jokainen käyttäjä hyväksyy New Nordic School Suomi Oy:n tietoturvasitoumuksen, joka sisältää tietojen käyttö- ja salassapitositoumuksen. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.
11. Tietojen tarkastusoikeus
Asiakasrekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyn on oikeus tehdä itseään koskevien henkilötietojen tarkastuspyyntö, oikaista tietoja, pyytää tietojen rajoittamista tai poistamista, mikäli asialle ei ole lainmukaista estettä.
Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle, päiväkodinjohtaja Mira Slawinskille.
Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia tai periä niistä kohtuullisen maksun.
Tiedot toimitetaan asiakkaalle kuukauden kuluessa pyynnön saamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa. Tällöin tiedotamme vastausajan pitenemisestä.
12. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Asiakasrekisteriin rekisteröity voi pyytää oikaisua tai täydennystä epätarkkoihin tai virheellisiin henkilötietoihin.
Rekisterinpitäjällä on oikeus olla hyväksymättä tiedon oikaisemista, jolloin asiasta annetaan kirjallinen todistus, jossa on mainittu syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.
Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle, päiväkodinjohtaja Mira Slawinskille.
13. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos kokee New Nordic School Suomi Oy:n henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.
14. Muut oikeudet
Pyynnöt osoitetaan asiakasrekisterin yhteyshenkilölle, päiväkodin johtaja Mira Slawinskille.
Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17)
Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus pyytää By The Sea:tä poistamaan asiakasta tai hänen yhteyshenkilöitään koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 17 momentin 1 edellytyksistä täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole mm. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai asiakasrekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (tietosuoja-asetus art. 18)
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 mom. a)-d) kohdan edellytyksistä täyttyy.
Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus art. 21)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus art. 20)
Rekisteröidyllä on oikeus siirtoon vain silloin, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Jos tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
Tätä tietosuojaselostetta täydentää Kindiedays-mobiilipalvelun tietosuojaseloste.
Muutoshistoria
Versionumero 1.0
Muutoksen kuvaus –
Päivämäärä 06.03.2023